「また同じことを聞かれた…」「何度言っても覚えてくれない…」
そんな新人さんとのやり取りに、正直なところ「どうしてこんな簡単なこともできないんだろう？」と困惑し、イライラを募らせていませんか？
「このデータはこのファイル」というごく初歩的なこと、ガムテープを「2つ」と指示したのに「1つ」しか持ってこない、あるいは「終わったら声をかけてください」と言ったのに、無言で次の作業に進んでいる…。「え、ダメでしたか？」とキョトンとした顔で言われるたびに、あなたは「まさか、悪気がないの…？」と途方に暮れているかもしれません。
それは決して、あなたの指導力不足でも、新人のやる気がないわけでもないかもしれません。実はその背景には、あなたの「常識」とは異なる、新人の情報処理や認知の特性が隠されている可能性があります。
この記事では、まさに今、「新人 指示通りできない」「仕事を覚えない」と悩むあなたが抱えるモヤモヤを解消し、明日から実践できる具体的な指導術と、新人さんの行動の裏にある「なぜ？」を徹底的に解説します。単なるテクニック論に終わらず、新人さんの成長を促し、あなた自身の指導者としての器も大きくするヒントがここにあります。
さあ、このストレスと困惑を、成長の糧に変える一歩を踏み出しましょう。
「またか…」新人さんが仕事を覚えず、指示通りできないと悩むあなたへ
毎日の業務の中で、同じ質問が繰り返されたり、基本的な指示が守られなかったりすると、「自分の伝え方が悪いのか？」「この人は本当に仕事をする気があるのか？」と、頭を抱えてしまいますよね。特に、あなたが「簡単だ」と思えるような初歩的なことでつまずかれると、その困惑は一層深まるでしょう。
例えば、部署を出てすぐの倉庫の場所を覚えるのに一苦労。ガムテープを2つ頼んだら1つだけ持ってくる。さらに、「終わったら声をかけてください」という指示を無視して勝手に次に進んだり、「1から順番にしてください」と言っても中途半端なところから始めたり…。
指摘すれば、「え、ダメでしたか？」と悪びれる様子もなくキョトンとされる。これでは、「何を考えているんだろう？」「言われた通りにするだけのことなのに、なぜそれができないんだろう？」と、指導者として途方に暮れてしまうのも無理はありません。この状況は、あなたのストレスを増大させるだけでなく、チーム全体の業務効率にも影響を与えかねません。
その新人さんの「できない」は、単なるやる気の問題ではないかもしれません
多くの指導者が最初に考えるのは、「やる気がない」「努力が足りない」といった感情的な側面です。しかし、実はその背景には、新人さん本人の認知特性や情報処理の仕方に起因する、もっと根深い原因が隠されていることが多いのです。
彼らが本当に「初めて聞きました」という反応をするのは、記憶に定着しにくい特性があるからかもしれません。指示が理解できない、あるいは指示通りに実行できないのは、悪意からではなく、あなたの伝え方と彼らの「受け取り方」にギャップがあるからかもしれないのです。
これは、新人さんにとっても非常に苦しい状況です。自分では頑張っているつもりなのに、結果として「できない」と評価され、自己肯定感が低下してしまう可能性があります。そして、その不器用さゆえに孤立感を深めてしまうことも少なくありません。
指導者のあなたにだけ重荷がのしかかっている現状
新人の指導は、本来、組織全体で取り組むべき重要な課題です。しかし現実には、特定の一人が「新人 指示通りできない」問題の矢面に立ち、多くの精神的・時間的負担を強いられているケースがほとんどです。
あなたは、自分の業務をこなしながら、新人さんの後始末をしたり、何度も同じ指導を繰り返したりすることで、疲弊しきっているのではないでしょうか。この状況が続けば、指導への意欲を失い、最悪の場合、心身の不調をきたしてしまう可能性も考えられます。
でも、安心してください。この問題は、適切なアプローチと理解によって、必ず解決の糸口が見つかります。まずは、「なぜできないのか」その本質を理解することから始めましょう。
『新人さんが指示通りできない』『覚えられない』はなぜ？隠れた原因を徹底解剖
新人さんが仕事を覚えられない、指示通りに動けない状況を改善するためには、まず「なぜそうなるのか」という根本的な原因を理解することが不可欠です。感情論を抜きにして、客観的にその背景を探ってみましょう。
「簡単なこと」の認識ギャップ：あなたの常識は新人の非常識？
指導者であるあなたにとって「簡単」な業務は、長年の経験と知識が積み重なってできた「暗黙知」の塊です。例えば、「このデータはこのファイル」という指示。あなたにとっては一言で済むことでも、新人にとっては次のような複数の認知ステップが必要です。
- 「このデータ」とは何を指すのか？（具体性の理解）
- 「このファイル」とは、どのPCの、どのフォルダの、どのアイコンのことか？（場所の特定）
- そのファイルを開くための操作は？（手順の理解）
あなたはWindowsを使っているが、新人はMacを使っているようなものかもしれません。同じ言葉で操作指示を出しても、根本のシステムが異なるため、期待通りの反応が返ってこないのです。あなたにとっての「当たり前」が、新人にとっては一つ一つ説明されなければならない「未知の領域」であるという認識を持つことが、第一歩です。
記憶のメカニズムと情報処理の個人差
新人さんが同じことを何度も聞いてくるのは、記憶のメカニズムにおける特性かもしれません。
- ワーキングメモリの容量不足: 人間は一度に処理できる情報量（ワーキングメモリ）に個人差があります。多くの指示を一度に出すと、処理しきれずに一部の情報が抜け落ちてしまう可能性があります。
- 短期記憶から長期記憶への移行困難: 指示を受けた直後は覚えていても、時間が経つと忘れてしまうのは、短期記憶から長期記憶への移行がうまくいっていない状態です。これは、情報が十分に整理・符号化されていないことや、反復練習が不足していることなどが原因として考えられます。
- 注意力の散漫: 指示を聞いている最中に、他の刺激に意識が向いてしまったり、集中力が持続しないことで、指示内容が正確にインプットされないケースもあります。
新人は、あなたが出す指示を、自分だけの特殊な「フィルター」を通して受け止めているような状態かもしれません。そのフィルターを通ると、情報が変形したり、一部が欠落したりしてしまうのです。
指示の「受け取り方」に潜む誤解や解釈のズレ
「指示通りにできない」という問題の根底には、指示内容の誤解釈や、あなたとの「解釈のズレ」があります。
- 指示の抽象度が高い: 「適当に」「いい感じに」といった曖昧な指示は、受け取り手によって解釈が変わります。「ガムテープを2つ」という具体的な指示でさえ、「予備として1つあれば十分だろう」と新人が勝手に判断してしまうケースも考えられます。
- 優先順位付けの困難: 複数の指示が同時に出された際、どれを優先すべきか判断できず、自分の理解しやすいものや、直感的に始めやすいものから着手してしまうことがあります。
- 遂行機能の弱さ: 計画を立てる、手順通りに進める、行動を抑制する、といった脳の実行機能（遂行機能）が未熟な場合、指示を手順通りに実行したり、途中で報告したりすることが困難になります。これは、指示を頭の中で具体的な行動プランに落とし込むのが苦手な状態です。
- 報連相の重要性理解不足: 「これとこれをお願いします。終わったら声をかけてください」という指示があった際、「声かけ」の重要性を理解していないと、自分の判断で次の作業に進んでしまうことがあります。これは、報連相が単なる「義務」ではなく、業務を円滑に進めるための「情報共有」であることを理解できていないためです。
「え、ダメでしたか？」の裏にある新人の心理
指摘されたときに「え、ダメでしたか？」とキョトンとする新人の反応は、指導者にとって最も理解しがたいものかもしれません。しかし、その裏には彼なりの複雑な心理が隠されています。
- 自己認識のずれ: 自分の行動が指示と異なっていた、あるいは問題であったという認識が低い可能性があります。これは、客観的に自分の行動を評価することが苦手なためです。
- 前提知識の欠如: 指示の背景や意図、業務の常識が欠けているため、何が「ダメ」なのか、なぜそれが問題なのかを瞬時に理解できないことがあります。彼らは本当に「なぜダメなのか」が分からないのかもしれません。
- 防御反応・混乱: 失敗を認めることへの恐れや、突然の指摘に対する混乱から、とっさに「キョトン」とした表情になることもあります。これは、パニックを隠すための無意識の反応である可能性も否定できません。
キョトンとした顔の裏に、彼なりの論理と世界があるのかもしれません。彼の「理解できない」は、あなたの「常識」への挑戦状なのかもしれないと、一歩引いて考えてみましょう。
もしかして？発達特性が関係している可能性も
新人の「覚えられない」「指示通りできない」といった特性があまりにも顕著で、一般的な指導法では改善が見られない場合、発達特性が関係している可能性も視野に入れる必要があります。
発達障害（ADHD：注意欠如・多動症、ASD：自閉スペクトラム症など）は、人口の約6.5%に存在するとも言われ、決して珍しいことではありません。これらの特性を持つ人は、以下のような困難を抱えることがあります。
- ADHD: 注意力の維持が困難、衝動的な行動、計画性や順序立てが苦手、忘れ物が多いなど。
- ASD: 暗黙のルールや空気を読むのが苦手、こだわりが強い、抽象的な指示の理解が難しい、他者の意図を読み取りにくいなど。
もちろん、安易な自己判断は避け、専門家による診断が必要ですが、このような特性の可能性を理解することで、新人の行動を「なぜ？」という疑問から「どうすればよいか」という具体的な解決策へと導く視点を持つことができます。彼らは「できない」のではなく、「脳の特性上、特定のやり方では難しい」だけなのかもしれません。
今日から実践できる！『指示通りできない新人』を劇的に変える具体的な指導法
新人の「できない」原因が理解できたところで、次に大切なのは、その特性に合わせた効果的な指導法を実践することです。ここでは、短期・中期・長期の視点から、具体的なアプローチをご紹介します。
【短期対策】超具体化！指示を「見える化」するコミュニケーション術
まずは、今すぐにでも始められる、指示の出し方とコミュニケーションの改善から着手しましょう。新人の情報処理能力に合わせて、「受け取りやすい形」で情報を提示することが重要です。
指示は「一つだけ」、視覚情報で補強する
一度に複数の指示を出すと、新人のワーキングメモリはすぐに飽和してしまいます。
- 「ワンスイッチ・ワンタスク」を徹底: 一つの指示は一つのタスクに限定しましょう。「ガムテープを2つ取ってきて、そのあと資料をコピーして、戻ってきたら〇〇さんに声かけて」という3つの指示ではなく、「まずガムテープを2つ取ってきてください」と伝え、それが終わってから次の指示を出すようにします。
- 視覚情報を活用する: 口頭での指示だけでなく、メモ、写真、図、チェックリストなどを積極的に活用しましょう。
- 例1: 「このデータはこのファイル」→ 該当ファイルのアイコンを指さす、またはそのファイルのスクリーンショットを見せて「これだよ」と伝える。
- 例2: 「倉庫の場所」→ 倉庫までの簡単な地図を描いて渡す、あるいは実際に一緒に歩いて案内し、スマホで場所の写真を撮らせる。
- 例3: 「ガムテープを2つ」→ ガムテープの現物を見せながら「これを2個ね」と指で「2」を示す。
- 手順を箇条書きで示す: 複雑な作業の場合、ステップバイステップで箇条書きにしたマニュアルを用意しましょう。「1. 〇〇を開く → 2. △△をクリック → 3. □□を入力」のように、具体的な行動を分解して示します。
指示の復唱と「自分の言葉で説明」の徹底
指示を出した後、「伝わっただろう」と油断してはいけません。必ず新人に復唱と説明を求め、理解度を確認しましょう。
- 「今、何をお願いしましたか？」と聞く: 指示が終わったら、必ず新人自身に内容を復唱させます。もし間違っていたり、抜けている部分があれば、その場で修正・補足します。
- 「どういう手順でやりますか？」と聞く: さらに踏み込んで、新人自身に具体的な作業手順を説明させます。これにより、単なる復唱だけでなく、指示を自分の中でどう行動に落とし込んでいるかを確認できます。
- 質問を促す: 「この指示で分からないことはありますか？」と質問する時間を作り、疑問点を解消させましょう。質問がない場合でも、「何か困ったことがあったら、いつでも声をかけてね」と伝え、質問しやすい雰囲気を作ることも大切です。
中間報告の義務付けと成功体験の積み重ね
「終わったら声をかけてください」が守られないのは、新人が報告の重要性を理解していないか、途中で忘れてしまうことが原因です。具体的な報告タイミングを設定し、小さな成功を積み重ねさせましょう。
- 具体的な報告タイミングを設定: 「〇〇の資料をコピーし終えたら、必ず声をかけてください」「データ入力が10件終わったら、一度見せてください」のように、タスクの区切りで具体的に報告を義務付けます。
- 成功体験を積み重ねさせる: まずは、絶対に失敗しないような、非常に簡単なタスクから任せましょう。「付箋を定位置に戻しておく」「鉛筆を削っておく」など、些細なことでも構いません。
- 具体的に褒める: 成功したら、「ガムテープ、2つしっかり持ってきてくれてありがとう！」「言われた通りに声をかけてくれて助かったよ」と、行動を具体的に褒めましょう。これにより、新人は「自分の行動は正しかった」という認識を持ち、次も同じように行動しようと学習します。これは、承認欲求を満たし、自己肯定感を高める上でも非常に効果的です。
【中期対策】新人の特性に合わせた「個別育成計画」の作り方
短期的な対策で少しずつ改善が見られたら、次はより長期的な視点で新人の成長をサポートする「個別育成計画」を検討しましょう。
新人の「得意」と「苦手」を客観的に見つける観察記録
新人の行動を感情的ではなく、客観的に観察し、記録することが重要です。
- 業務日報や観察記録をつける: 「いつ、どのような指示を出し、新人はどう反応し、どのような結果になったか」を記録します。これにより、「忘れやすいのはどの種類の情報か」「指示を誤解しやすいのはどのような状況か」といった新人の傾向が見えてきます。
- 得意なことを見つける: 指示通りできないことばかりに注目せず、新人さんが「自然とできること」「楽しそうにやること」にも目を向けましょう。例えば、単純作業は苦手でも、データの整理やPC操作は得意、といった特性が見つかるかもしれません。彼が「できない」ことに手こずることで、既存の非効率なプロセスや暗黙の了解を浮き彫りにし、業務改善のきっかけを与えているのかもしれない、という逆張り視点も持ってみましょう。
- 学習スタイルを把握する: 新人さんは、聞くだけで覚える聴覚優位タイプか、見て覚える視覚優位タイプか、実際にやって覚える体験優位タイプか。観察記録から、新人の学習スタイルに合わせた指導法を試してみましょう。
「Why」を伝え、仕事の「意味」を理解させる
単に「これをやって」と指示するだけでなく、「なぜこの作業が必要なのか」「これがどのように次の工程に繋がるのか」という背景や目的を伝えることで、新人の理解度を深めることができます。
- 業務の全体像を説明する: 「この作業は、最終的に〇〇というお客様に喜んでいただくために必要なんだよ」と、仕事の全体像や意義を伝えることで、一つ一つのタスクへのモチベーションや集中力が向上する可能性があります。
- 報連相の「意味」を伝える: 「途中で報告してほしいのは、万が一ミスがあったときに、早い段階で修正できるからだよ」「次に作業する人が困らないように、情報共有が大切なんだ」と、報連相が単なるルールではなく、チームで円滑に仕事を進めるための重要なプロセスであることを伝えましょう。
感情的にならず、事実を具体的に伝えるフィードバック
指摘する際に感情的になると、新人は萎縮してしまい、問題の本質に向き合えなくなります。「え、ダメでしたか？」に対しては、淡々と事実と改善点を伝えましょう。
- 「I（私）メッセージ」で伝える: 「あなたはいつも指示通りしない」ではなく、「ガムテープは2つとお願いしたけど、1つしか持ってこなかったね。私が困ってしまうから、次は2つ持ってきてくれると助かるな」のように、主語を「私」にして、自分の感情や困り事を伝えることで、相手を攻撃する印象を与えにくくなります。
- 「行動」と「結果」にフォーカスする: 新人の人格を否定するような言葉は避け、「〇〇という行動の結果、△△という問題が起きてしまったね。次は〇〇という行動を試してみよう」と、具体的な行動と結果、そして改善策をセットで伝えます。
- 改善の機会を与える: 一度指摘して終わりではなく、次に同じ状況になったときに、新人が「今度は言われた通りにできた！」という成功体験を積めるよう、見守り、再びフィードバックする機会を提供しましょう。
【長期対策】組織全体のサポートと専門家との連携
一人で抱え込まず、組織として新人をサポートする体制を整えたり、必要であれば専門家の知見を借りることも重要です。
一人で抱え込まない！複数人での指導体制
新人の指導を一人の先輩に任せきりにすると、その先輩の負担が大きくなるだけでなく、新人も特定の相手にしか質問しなくなる傾向があります。
- OJT担当の複数化: 複数の先輩が交代で指導にあたる体制を築くことで、一人の負担を軽減し、新人にとっても様々な視点や教え方から学ぶ機会が増えます。
- 相談しやすい環境作り: 「困ったら誰に聞けばいいか」を明確にし、気軽に質問できる雰囲気を作りましょう。部署全体で「新人さんの成長をみんなでサポートしよう」という意識を持つことが大切です。
- 上司との連携: 定期的に上司に新人の状況や指導の進捗を報告し、協力を仰ぎましょう。個別育成計画も上司と連携して作成することで、組織としての方針が明確になります。
必要であれば専門家へ相談を検討する
上記のような対策を講じても、新人の状況が改善しない場合や、特定の困難が継続する場合、発達特性の可能性も視野に入れ、専門家の意見を聞くことも有効な選択肢です。
- 人事部門や産業医への相談: まずは社内の人事部門や産業医に相談し、新人の特性理解や適切な対応方法についてアドバイスを求めましょう。
- 外部の専門機関の活用: 必要に応じて、外部のカウンセリング機関や発達障害支援センターなどに相談することも検討します。専門家によるアセスメントやアドバイスは、指導者にとって大きなヒントとなるでしょう。
- 適性配置の検討: 本人の特性と業務内容のミスマッチが深刻な場合、部署異動や業務内容の再検討を含めた配置転換を検討することも、本人と組織双方にとってより良い解決策となる場合があります。
『新人さんが指示通りできない』問題は、あなた自身の成長のチャンス
新人さんの「できない」という現象は、指導者であるあなたにとって、多くの気づきと成長の機会を与えてくれます。単に「できない」と片付けるのではなく、その背景を探り、試行錯誤することで、あなた自身の指導力、そして人間的な幅が大きく広がっていくはずです。
指導者の「伝え方」を見直すことで得られるメリット
新人指導を通して、「自分の伝え方」を客観的に見直すことは、様々なメリットをもたらします。
- コミュニケーション能力の向上: 相手の認知特性や理解度に合わせて、情報を整理し、分かりやすく伝えるスキルは、新人指導だけでなく、他の同僚や上司、そして顧客とのコミュニケーションにおいても強力な武器となります。
- 問題解決能力の向上: 「なぜできないのか」という問いに対し、多角的に原因を探り、具体的な解決策を導き出すプロセスは、あらゆる業務における問題解決能力を鍛えます。
- 部下育成の専門家へ: 新人の育成を通して得た経験と知識は、将来的にあなたが管理職になった際、大きな財産となります。「できない」部下も「できる」部下に変えることができる、真のリーダーへと成長できるでしょう。
- アンコンシャスバイアスの解消: 自分にとっての「常識」が他者にとっては「非常識」であることを知ることは、固定観念にとらわれず、多様な価値観を受け入れる柔軟な思考を養うことに繋がります。
「『できない』は、あなたの『伝え方』を変えるチャンスだ。」これは、単に新人さんの問題を解決するだけでなく、あなた自身のスキルアップとキャリア形成に直結する重要な機会なのです。
新人の「できない」から学ぶ組織改善のヒント
新人さんがつまずくポイントは、実は組織の業務プロセスやマニュアル、教育体制に潜む課題を浮き彫りにする貴重なヒントでもあります。
- 業務の標準化とマニュアル化: 新人さんが何度も同じことを質問する業務は、マニュアルが不十分であるか、既存のマニュアルが分かりにくい可能性があります。これを機に、誰が見ても分かるような、より具体的で視覚的なマニュアルを整備しましょう。
- 暗黙知の言語化: あなたにとっての「当たり前」を言語化し、マニュアルに落とし込むことで、新人の学習を助けるだけでなく、将来的に他の新人教育や業務引き継ぎの効率化にも繋がります。
- チームの連携強化: 新人指導を特定の人に任せきりにせず、チーム全体でサポートする体制を整えることで、部署内のコミュニケーションが活性化し、協力体制が強化されます。
新人の「できない」という現象は、既存の業務プロセスや組織の常識を見直すための「鏡」として機能するのです。
結論：「できない」を「できる」に変える、一歩先の指導者を目指して
新人さんの「覚えられない」「指示通りできない」という悩みは、多くの指導者が抱える共通の課題です。しかし、その背景には、単なるやる気の問題ではない、認知特性や情報処理の仕方の違いが隠されていることがお分かりいただけたでしょうか。
重要なのは、新人の行動を「なぜできないんだ！」と感情的に捉えるのではなく、「なぜそうなるのだろう？」と冷静に分析し、彼らの特性に合わせたアプローチで「どうすればできるのか」を共に探求することです。
まずは、今日からできる「指示の超具体化と視覚化」から実践してみてください。一つの指示を一つに限定し、メモや図、写真などを活用して「見える化」する。そして、必ず新人に復唱させ、理解度を確認する。この小さな一歩が、大きな変化の始まりとなります。
そして、その行動ができたときには、「よくできたね」「ありがとう」と具体的に褒めることを忘れないでください。小さな成功体験の積み重ねが、新人さんの自信と成長の原動力となります。
「彼の『理解できない』は、あなたの『常識』への挑戦状かもしれない。」
この困難は、あなた自身が指導者として、人間として、一回りも二回りも大きく成長するための貴重な機会です。焦らず、根気強く、そして何よりも、諦めない心を持って新人さんと向き合ってみてください。そうすることで、きっとあなたは「できない」を「できる」に変える、一歩先の指導者へと進化できるはずです。
